Inleiding
Webinars worden steeds vaker ingezet om een groep mensen interactief bij te praten over een
onderwerp. Dat kan een praktisch ‘how-to’-webinar zijn voor vakmensen, maar ook een training
voor medewerkers of een belangrijke mededeling aan het hele bedrijf vanuit de directie.
Een webinar is dus in te zetten voor je interne en externe communicatie.
In dit artikel lees je wat een webinar precies is, aan welke eisen een webinar moet
voldoen om te slagen, hoe je een webinar het beste kunt voorbereiden en aankondigen en hoe
je na afloop de opvolging het beste kunt aanpakken. Na het lezen van dit artikel heb je
praktische handvatten om aan de slag te gaan met jouw eigen webinar!
Wat is een webinar?
De term webinar komt van de samenvoeging ‘web’ en ‘seminar’; het is dus een seminar dat
online gehouden wordt. De mogelijkheden om een webinar te organiseren zijn groot: van online
tools om zelf relatief snel en goedkoop een webinar te organiseren via de webcam tot een
professionele studio met regisseur.
Een webinar bestaat altijd uit een combinatie van geluid
en beeld. De uitzending is rechtstreeks op een computer,
laptop, tablet of mobiel te volgen. Een webinar
kenmerkt zich verder door de interactie tussen de
studiogasten en de kijkers. Deelnemers hebben de
mogelijkheid om live vragen te stellen, maar er is geen
onderling contact. Om de interactie met je publiek te
vergroten helpt het gebruik van polls en enquêtes.
De lengte van een webinar kan variëren van 15 minuten
tot een uur. Een webinar is altijd live, en daarna meestal
on-demand te bekijken. Op die manier kunnen geïnteresseerden
het webinar later terugkijken. Vaak is er in
een webinar een presentator die de verhaallijn bewaakt
en zijn er één of meerdere sprekers die op de inhoud
ingaan.
Waarom een webinar?
Er zijn verschillende redenen om een webinar te organiseren:
- Thought leadership claimen. Door een webinar
te organiseren laat je zien welke kennis je
allemaal in huis hebt en dat je deze graag
deelt. - Leads genereren. Een webinar is de manier bij
uitstek om interessante leads te genereren.
Iedereen die zich aanmeldt, laat zijn gegevens
achter en is dus na afloop te benaderen. - Training en onderwijs. Een webinar is een uit
stekend kanaal om collega’s of klanten te
trainen zonder dat ze allemaal op één moment
naar één trainingslocatie hoeven te komen. - Demonstraties. Laat zien hoe een bepaald pro
duct gebruikt kan worden. Maak er kortom
een handige how-to van, waarbij deelnemers
vragen kunnen stellen. - Los problemen op. Pak in een webinar de
belangrijkste problemen of uitdagingen van
jouw publiek aan en bied oplossingen.
De voorbereiding
Het eerste gedeelte van je webinar, de voorbereiding, kost de meeste tijd. Niet zo verwonderlijk,
want een webinar staat of valt met een goed uitgedachte en uitgewerkte verhaallijn. In dit
hoofdstuk lees je aan welke vijf dingen je in ieder geval moet denken.
Kies je thema
Zodra je de belangrijkste motivatie voor jouw webinar
helder hebt, is het belangrijk om een thema en een invalshoek
te kiezen. Wat wordt het onderwerp waarover
je het wilt hebben en wat wil je daar precies over vertellen?
Daarnaast moet je natuurlijk je doelgroep helder
voor ogen hebben.
Maak een presentatieopzet
Nu je weet wat je thema en invalshoek zijn en wie je
doelgroep en sprekers, is het tijd om een presentatieopzet
te maken. Dit is een verhaallijn waarin je duidelijk
aangeeft wie wanneer wat gaat vertellen. Deze
opzet kun je ook weer gebruiken als basis voor een
persbericht en voor een powerpointpresentatie. Deze
presentatie wordt als ondersteuning gebruikt in de live
uitzending.
Interviewen sprekers
Zodra je deze globale opzet weet, ga je om tafel met
de sprekers voor de verdere invulling. Wat kunnen en
willen zij precies vertellen? Hoe past dit in de verhaallijn?
Kunnen ze elkaar op punten aanvullen of met elkaar
in discussie gaan? De antwoorden van je sprekers verwerk
je in je verhaallijn, zodat je uiteindelijk een volledig
uitgeschreven script hebt. Dit script zal je ook tijdens de
uitzending helpen om je verhaal helder en gestructureerd
te houden. Laat je script lezen door alle sprekers
en pas het uiteraard aan als er actuele ontwikkelingen
zijn.
Achter de schermen
Uiteraard is het noodzakelijk om ruim voor de dag van
uitzending alle benodigde technische voorwaarden
geregeld te hebben. Je kunt je webinar achter je eigen
laptop geven, maar je kunt ook kiezen voor een professionele
studio. Vergeet niet dat er bij een goed webinar
veel komt kijken: beeld en geluid moeten perfect zijn,
er moet voldoende capaciteit zijn om het webinar uit te
zenden en er moet technische ondersteuning aanwezig
zijn in het geval van problemen. Ook belangrijk zijn
moderatoren. Zij zitten achter de schermen klaar om
vragen van kijkers te beantwoorden of door te zetten
naar de studio.
Dag en tijdstip
Leg zo snel mogelijk de dag en het tijdstip vast en denk
daarbij goed na wat jouw doelgroep het beste uitkomt.
Is dit op een maandag tijdens de lunchpauze? Een donderdagavond?
Of juist in het weekend?
Communicatie
Een webinar heeft natuurlijk kijkers nodig om succesvol te zijn. Maak daarom een goed communicatieplan
waarin je per week aangeeft welke uitingen je via welke kanalen verstuurt.
Begin tijdig met werven, maar houd er rekening mee dat de meeste aanmeldingen pas enkele
weken tot zelfs een dag van tevoren binnen stromen. Vroeg beginnen is echter belangrijk om
het webinar alvast onder de aandacht van je doelgroep te brengen.
Mailings
E-mailnieuwsbrieven zijn een beproefde manier om
kijkers te werven. Aanmelden via een nieuwsbrief is
gemakkelijk: met één klik zijn geïnteresseerden op de
je aanmeldpagina. Vergeet ook niet om de dag voor
het webinar of zelfs op de dag van uitzending nog een
uitnodiging te mailen! Kort van tevoren is het gemakkelijker
in te schatten of je tijd hebt om het webinar te
kijken, dus deze uitnodiging zal nog de nodige aanmeldingen
opleveren.
Andere kanalen
Andere manieren om je webinar onder de aandacht
te brengen zijn via (online) advertenties en banners, je
eigen magazine en website, social mediakanalen zoals
LinkedIn en je eigen medewerkers. Maak bijvoorbeeld
een klikbare afbeelding voor de e-mailhandtekening
en vraag al je collega’s deze te gebruiken. Vraag ook je
relaties om het webinar te delen. Overweeg verder een
Google Adwords-campagne op basis van het door jou
geselecteerde thema en keywords.
Content
Vergeet ook niet dat je verschillende soorten content
over je webinar kunt maken. De eerste stap is een
persbericht met daarin alle praktische informatie, maar
daarnaast kun je bijvoorbeeld ook interviews met de
sprekers, een kort audiobestand, prikkelende quotes
of achter-de-schermen-foto’s delen. Vergeet hierbij
natuurlijk nooit de aanmeldlink te communiceren!
De uitzending
Het is zo ver: je webinar gaat plaatsvinden! Een spannend moment voor de presentator,
sprekers, moderatoren en de mensen van de techniek. Na alle uren die je in de voorbereiding
hebt gestopt, moet het nu in één keer goed. Zo pak je dat aan:
Presenteren
De meeste mensen vinden presenteren spannend. Zelfs
als je vaker voor een groep staat, is presenteren voor de
(webinar)camera een uitdaging. Zorg er daarom voor
dat sprekers en presentator van tevoren weten wat ze
kunnen verwachten. In een professionele studio worden
alle sprekers begeleid en krijgen ze tips en aanwijzingen.
Vaak kun je via de studio ook een presentatiecoach
inschakelen indien gewenst. Een professionele presentator
zal er daarnaast voor zorgen dat ook de zenuwachtige
sprekers hun verhaal kunnen vertellen en dat ze
geen belangrijke punten vergeten.
Modereren
Tijdens de uitzending zitten de moderatoren klaar om
kijkersvragen te beantwoorden of door te sturen naar
de studio. Zorg ervoor dat ook zij begrijpen wat de bedoeling
is en hoe de chatfunctie werkt. Je kiest uiteraard
moderatoren die verstand hebben van het onderwerp.
Komen er vragen binnen die tijdens de uitzending lastig
te beantwoorden zijn? Noteer dan naam en contactgegevens
van de vragensteller en beloof dat je er op een
later moment op terugkomt.
Interactie
Interactie zorgt voor betrokkenheid bij de kijker. Door
middel van een chatfunctie kan de lezer meteen vragen
stellen. Deze vragen kan de moderator beantwoorden
of live doorzetten naar de studio. Zo vergroot je de betrokkenheid
met je publiek. Ook polls en enquêtes zijn
goede hulpmiddelen om de aandacht van de kijker vast
te houden. Als presentator kun je de interactie vergroten
door kijkers op te roepen vragen te stellen.
Techniek
Test altijd van tevoren de techniek, zeker als je zelf je
webinar uitzendt. Zend je uit vanuit een professionele
studio, dan mag je erop vertrouwen dat alles in orde
is of wordt gemaakt. Gaat er toch iets mis, leg dan de
kijker uit wat er gebeurt en blijf vooral rustig.
De opvolging
It’s a wrap. De camera gaat op zwart en je microfoon kan af. De webinaruitzending is afgelopen!
Maar dan ben je nog niet klaar. Het webinar heeft je een boel interessante leads opgeleverd,
die opgevolgd moeten worden.
Leads
Alle aanmeldingen voor je webinar zijn leads. Maak van
tevoren een plan hoe je deze gaat opvolgen en wie dit
gaat doen. Vergeet ook niet de mensen te benaderen
die zich wel hebben aangemeld maar niet live hebben
gekeken. Ook zij zijn geïnteresseerd in jouw onderwerp.
Je kunt je leads benaderen door ze eerst een mail te
sturen en daarna aanvullende relevante inhoud zoals
een whitepaper. Vervolgens kun je je leads bijvoorbeeld
bellen voor een kennismaking of een offline bijeenkomst.
Stuur ook iedereen de terugkijklink. Dit kun je
blijven doen zo lang jouw webinar actueel is.
Call to actions
Aan het eind van het webinar kun je call to actions
plaatsen, bijvoorbeeld een knop om een afspraak te
maken of een downloadable whitepaper. Vergeet dit
dus niet voor te bereiden. De mensen die op je call to
actions klikken, zijn bovendien je meest interessante
leads.
FAQ
Waarschijnlijk zijn er tijdens het webinar veel vragen
gesteld. Verzamel de meest relevante vragen en formuleer
de antwoorden erbij. Zo heb je weer een mooi
document om op je site te plaatsen of te versturen in
een mailing.
Inhoud webinar
Behalve een FAQ is er uit een webinar nog veel meer
content te halen. Denk aan een whitepaper, interviews
met de sprekers of prikkelende quotes. Zo genereer je
relatief makkelijk extra content voor jouw site, magazine
of andere communicatie-uiting.
Conclusie
Webinars zijn een ideaal instrument om jouw kennis over te dragen. Thought leadership in optima
forma. Doordat dit online gebeurt, bereik je in één klap een enorm kijkerspubliek. Bovendien
heb je de onverdeelde aandacht van jouw doelgroep, om hen op de hoogte te brengen van
relevante ontwikkelingen in jouw sector. Wie zijn thema, verhaal en doelgroep goed voor ogen
heeft, beschikt over een prima vertrekpunt voor succes.
Daarnaast levert een webinar je stapels informatie op over leads en andere mogelijke interessante
onderwerpen, die kijkers graag in een webinar zouden zien. Zo zorgen polls, chats
en enquêtes voor veel input. Deze info is koren op de molen van jouw marketeers en sales om
actie te ondernemen bij potentiële klanten. Een webinar kan het laatste zetje zijn om een klant
tot een aankoop te verleiden. Wie deze leads goed opvolgt, heeft met een webinar een waardevolle
marketingtool in handen.
Nieuwsgierig geworden hoe Eisma Content Marketing en Studio Eisma jou kunnen helpen?
Neem contact op met ons.